Οδηγός Χρήσης CardsBox

Καλώς όρισες στο CardsBox — το pocket CRM που μετατρέπει κάθε επαγγελματική κάρτα σε επαφή που έχεις πάντα μαζί σου. Αυτός ο οδηγός καλύπτει τις λειτουργίες που είναι ήδη διαθέσιμες.

Έκδοση οδηγού: 2026-05-18. Αν δεις λειτουργία που δεν αναφέρεται εδώ, μπορεί να είναι σε ανάπτυξη.

Τι κάνει το CardsBox

• Σάρωση κάρτας με AI — μία λήψη με την κάμερα, το AI εξάγει αυτόματα όνομα, τίτλο, εταιρεία, email, σταθερό + κινητό, website, διεύθυνση και κλάδο. Συμβατό με Ελληνικά και Αγγλικά.
• Αυτόματη αναγνώριση κλάδου — η AI επιλέγει τον σωστό από 65 κλάδους (Tech, Food, Logistics, Health, κ.λπ.).
• Duplicate detection — αν σαρώσεις ξανά γνωστή επαφή, εντοπίζεται και σου προτείνει merge ή άνοιγμα της υπάρχουσας.
• Εξυπνότερη αναζήτηση — accent-insensitive σε όνομα, εταιρεία, email, τηλέφωνα, ετικέτες. Δουλεύει Ελληνικά ↔ Αγγλικά (π.χ. «Δημήτρης» = «Dimitris»).
• Φίλτρα + ταξινόμηση — ταξινόμηση κατά απόσταση από εσένα (GPS), αλφαβητικά, ανά εταιρεία, ή πιο πρόσφατα. Φιλτράρισμα ανά ετικέτα.
• Δικές σου ετικέτες — πέρα από τις προεπιλεγμένες, δημιουργείς δικές σου με όνομα + χρώμα. Long-press για διαγραφή ή management από τις Ρυθμίσεις.
• Σημειώσεις σε journal-style — προσθέτεις σημειώσεις με ημερομηνία· κάθε επαφή χτίζει το δικό της timeline.
• Υπενθυμίσεις που χτυπάνε — προγραμματίζεις με date + time picker, push notification όταν φτάσει η ώρα, tap για άνοιγμα της κάρτας. Snooze + Complete actions.
• GPS check-in — καταγράφεις όπου συνάντησες την επαφή. Αυτόματη αναγνώριση venue μέσω Google Maps. Ιστορικό επισκέψεων ανά επαφή.
• Auto-capture σημείου σάρωσης — κάθε νέα κάρτα κρατά εκεί που σκαναρίστηκε, για context αργότερα.
• QR sharing — σαρώσιμο QR με vCard. Toggles επιλέγουν τι θα δείξεις δημόσια. Άλλος χρήστης το σκανάρει με την camera του και η επαφή προστίθεται κατευθείαν.
• vCard export — εξάγει .vcf αρχείο για share μέσω Android share sheet (email/WhatsApp/Drive/κ.λπ.).
• Cloud sync multi-device — όλα τα δεδομένα ζουν στο cloud· συνδέεσαι σε νέο τηλέφωνο και τα βρίσκεις αυτόματα.
• Offline-first — δουλεύει και χωρίς ίντερνετ· οι αλλαγές συγχρονίζονται μόλις επανέλθει η σύνδεση.
• Light / Dark / System theme — εναλλάσσεται από τις Ρυθμίσεις.
• Greek-first UI — σχεδιασμένο πρωτίστως για Έλληνες χρήστες, με Αγγλικά fallbacks.

Παραδείγματα χρήσης — η ζωή του πωλητή με CardsBox

Πραγματικά scenarios για το πώς ένας B2B πωλητής αξιοποιεί τα features του CardsBox στην καθημερινότητά του.

1. Έκθεση / συνέδριο (Beyond, Posidonia, ITF Athens)

a) Ως επισκέπτης

Καμία τσέπη με 40 κάρτες, καμία προσπάθεια το βράδυ να θυμηθείς ποιος ήταν ποιος. Κάθε κάρτα μπαίνει στο σύστημα την ώρα της γνωριμίας, στο περίπτερο, στον διάδρομο ή στο café του εκθεσιακού.

• Σαρώνεις κάθε κάρτα επιτόπου, σε 10-15 δευτερόλεπτα. Το AI γεμίζει αυτόματα όλα τα πεδία.
• Κάθε σάρωση κρατάει τα συντεταγμένα + το όνομα του venue («Posidonia 2026»). Αυτό σου δίνει πάντα το context: «αυτή η κάρτα ήταν από την έκθεση».
• Βάζεις tag «Posidonia 2026» (custom σου, π.χ. πορτοκαλί) + ένταση ενδιαφέροντος («Hot», «Lukewarm») χωρίς να φύγεις από το περίπτερο.
• Προσθέτεις μία γρήγορη σημείωση εκεί και τότε («Ψάχνει container tracking, να ξανα-μιλήσουμε Q4») όσο είναι ακόμη φρέσκο.
• Αν ξανά-σαρώσεις γνωστό prospect, το duplicate detection σε προειδοποιεί → συγχωνεύεις χωρίς να χάσεις context.
• Το επόμενο πρωί: στην αρχική φιλτράρεις «Posidonia 2026» → βλέπεις όλους και βάζεις follow-up reminders για όσους ξεχωρίσανε.

b) Ως εκθέτης στο περίπτερό σου

Έχεις περίπτερο, περνάνε ~80 άτομα τη μέρα και σου αφήνουν κάρτες. Παραδοσιακά: ή πληρώνεις ακριβό lead retrieval scanner του οργανωτή, ή τις χώνεις σε κουτί και χάνεις context μέσα σε μία βδομάδα.

• Σαρώνεις κάθε επισκέπτη επιτόπου μόλις σου δώσει κάρτα. Σε 15 δευτερόλεπτα όλα τα στοιχεία είναι στην app + tagged με το venue («Posidonia 2026»).
• Προσθέτεις γρήγορη σημείωση: «Ενδιαφέρθηκε για container tracking, deadline Q4, να καλέσω Δευτέρα».
• Tagάρεις με χρώμα ανάλογα με το επίπεδο ενδιαφέροντος («Hot», «Browse-only»).
• Multi-device sync: αν είστε 2-3 πωλητές στο περίπτερο, ο καθένας σαρώνει στη δική του συσκευή και όλοι βλέπετε την ίδια λίστα σε real-time. Δεν διπλά-σκανάρεις πελάτη που μίλησε ήδη με συνάδελφό σου (duplicate detection σε προειδοποιεί).
• Τέλος μέρας: φιλτράρεις «Posidonia 2026» + «Hot» → έχεις έτοιμη follow-up λίστα 15-20 ατόμων αντί για 200 ανώνυμες κάρτες.
• Μπορείς και να μοιραστείς τη δική σου κάρτα ως QR σε επισκέπτες που σου ζητάνε στοιχεία — δείχνεις την οθόνη, εκείνοι σαρώνουν με την camera τους και τα στοιχεία σου μπαίνουν κατευθείαν στις επαφές τους.

2. Επίσκεψη σε υπάρχοντα πελάτη

Έχεις meeting στα γραφεία ενός πελάτη στη Γλυφάδα.

• Πριν φύγεις από το γραφείο: ταξινομείς τη λίστα επαφών κατά απόσταση. Βλέπεις ότι κοντά στον target σου έχεις ακόμη δύο επαφές → οργανώνεις route με 3 stops αντί για 1.
• Φτάνοντας: ανοίγεις την κάρτα → πατάς «Check-in». Το CardsBox βρίσκει αυτόματα ότι είσαι στα γραφεία του πελάτη και το καταγράφει με συντεταγμένες.
• Μετά το meeting: στο tab «Σημειώσεις» γράφεις «Συζητήσαμε ανανέωση συμβολαίου, Q3 deadline, στείλε αναθεωρημένη προσφορά». Η σημείωση μπαίνει με ημερομηνία στο journal της επαφής.
• Βάζεις reminder «Αποστολή προσφοράς» για 3 ημέρες αργότερα στις 10:00.
• Στις 10:00 της Τρίτης σου χτυπάει notification → tap → ανοίγει η καρτέλα → tap στο email → composer ξεκινάει.
• 6 μήνες αργότερα: ανοίγεις πάλι την επαφή πριν από νέα επίσκεψη → στο Ιστορικό βλέπεις: «22 Μαϊ: Check-in στα γραφεία», «25 Μαϊ: Στάλθηκε προσφορά», «20 Ιουλ: Demo». Έρχεσαι προετοιμασμένος.

3. Networking event

Σε ένα open bar networking ή σε after-conference dinner γνωρίζεις 5-6 ενδιαφέροντες ανθρώπους.

• Όσο μιλάς, ξεκλειδώνεις το CardsBox και σαρώνεις την κάρτα. Δεν χρειάζεται να σταματήσει η συζήτηση.
• Tagάρεις γρήγορα με δικά σου χρώματα: μπλε για «Πιθανός συνεργάτης», κόκκινο για «Hot lead», πράσινο για «Πιθανός μέντορας».
• Προσθέτεις μία γρήγορη σημείωση: «Συστήθηκε από Νίκο, εξαγωγή σε Γερμανία, ενδιαφέρεται για logistics».
• Στο τέλος της βραδιάς, στέλνεις τη δική σου κάρτα ως QR σε όσους ζήτησαν — σαρώνουν με την camera τους, η επαφή σου μπαίνει στις επαφές τους.
• Το επόμενο πρωί φιλτράρεις με tag «Hot lead» → στέλνεις follow-up email στους 2 που ξεχωρίσανε.

4. Καθημερινό morning routine (pipeline review)

8:30 πμ, στο γραφείο, καφές στο χέρι.

• Ανοίγεις CardsBox → εικονίδιο καμπάνας δείχνει «3 follow-ups σήμερα».
• Tap στο πρώτο → ανοίγει η καρτέλα → tap στο τηλέφωνο → αυτόματη κλήση.
• Μετά την κλήση, στις «Σημειώσεις» γράφεις πώς πήγε.
• Tap «Ολοκλήρωση» → το reminder φεύγει από τη λίστα.
• Συνεχίζεις με τα άλλα 2 follow-ups.
• Έπειτα φιλτράρεις με tag «Πελάτης» + ταξινόμηση «πιο πρόσφατο» → βλέπεις ποιους δεν έχεις επικοινωνήσει εδώ και 30+ μέρες → βάζεις cold-check reminders για την επόμενη βδομάδα.

5. Field sales — επισκέψεις χωρίς διεύθυνση γνωστή

Είσαι ταξιδιωτικά σε ένα νέο νησί (π.χ. Σαντορίνη) όπου θέλεις να χτυπήσεις πόρτες σε εστιατόρια/καφέ.

• Όταν μπεις σε ένα κατάστημα και πάρεις την κάρτα του, σαρώνεις → η κάρτα δεν έχει όνομα ιδιοκτήτη, μόνο εταιρεία («ΑΜΟΣ CAFE») → το CardsBox σου επιτρέπει να την αποθηκεύσεις με μόνο το company name.
• Βάζεις tag «Σαντορίνη» (δικιά σου) + «Καφέ / Ζαχαροπλαστική» (auto-detected industry).
• Tagάρεις και επίπεδο ενδιαφέροντος.
• Όταν γυρίσεις στο ξενοδοχείο, ταξινομείς κατά απόσταση → βλέπεις τη γεωγραφική κατανομή των κατάστηματα που έχεις επισκεφθεί.

6. Quarterly customer review

Κάθε τρίμηνο κάνεις review του πελατολογίου σου.

• Φιλτράρεις με tag «Στρατηγικός Πελάτης».
• Ταξινομείς ανά τελευταία επίσκεψη.
• Για όποιον δεν έχεις επικοινωνία 60+ μέρες, βάζεις reminder ή στέλνεις vCard share για επανασύνδεση.
• Παίρνεις insights από το timeline κάθε πελάτη: συχνότητα επισκέψεων, σημειώσεις, deal pace.

Πρώτη εκκίνηση

1. Δημιουργία λογαριασμού. Στην οθόνη υποδοχής επίλεξε «Ξεκίνα δωρεάν» και συμπλήρωσε όνομα, email και κωδικό (8+ χαρακτήρες). Αν έχεις ήδη λογαριασμό, επίλεξε «Σύνδεση με υπάρχοντα λογαριασμό».
2. Password manager: τα πεδία email/κωδικού είναι συμβατά με Google Password Manager, Bitwarden, 1Password κ.λπ. — θα σου προτείνουν αποθήκευση/συμπλήρωση αυτόματα.
3. Πολλαπλές συσκευές: όσα δεδομένα δημιουργείς (επαφές, ετικέτες, υπενθυμίσεις, σημειώσεις) ζουν στο cloud και συγχρονίζονται αυτόματα σε κάθε συσκευή που συνδεθείς με τον ίδιο λογαριασμό.

Σάρωση κάρτας

Από την αρχική οθόνη, πάτησε το κουμπί κάμερας στο κάτω-δεξιά και ευθυγράμμισε την κάρτα μέσα στο πλαίσιο.

• Tap στην οθόνη ή πάτημα του volume rocker: σαρώνει.
• Αυτόματο flash: ενεργοποιείται σε χαμηλό φωτισμό.
• Μετά τη σάρωση: AI εξάγει αυτόματα όνομα, τίτλο, εταιρεία, email, σταθερό + κινητό, website, διεύθυνση και κλάδο. Διαφορετικά πεδία πιθανότητας σημειώνονται με χρωματικό badge όταν η αναγνώριση δεν είναι σίγουρη.
• Έλεγξε/διόρθωσε τα στοιχεία, επίλεξε ετικέτες (μπορείς και να δημιουργήσεις νέα ετικέτα εδώ με το pill «+ Νέα ετικέτα»), και πάτα «Δημιουργία επαφής».
• Επαφή με μόνο εταιρεία: για κάρτες καταστημάτων / καφέ / εστιατορίων χωρίς όνομα προσώπου, αφήνεις κενό το «ΟΝΟΜΑ» και συμπληρώνεις μόνο «ΕΤΑΙΡΕΙΑ». Το save button ενεργοποιείται όταν έχεις γεμάτο τουλάχιστον ένα από τα δύο.
• Duplicate detection: αν εντοπιστεί ίδιο email / κινητό / σταθερό / συνδυασμός name+company με υπάρχουσα επαφή, εμφανίζεται διάλογος με τρεις επιλογές: «Άνοιγμα της υπάρχουσας», «Συγχώνευση» (κρατάει τα μη-κενά πεδία της παλιάς, συμπληρώνει τα κενά με τα νέα δεδομένα, ενώνει ετικέτες, ανανεώνει τη φωτογραφία) ή «Νέα εγγραφή».

Λίστα επαφών

Στην αρχική βλέπεις όλες τις επαφές ομαδοποιημένες ανά χρονικό διάστημα (Σήμερα, Αυτή την εβδομάδα, Παλαιότερα).

Αναζήτηση: το πεδίο αναζήτησης ψάχνει χωρίς διάκριση τόνων σε όνομα, τίτλο, εταιρεία, email, σταθερό, κινητό, τοποθεσία και ετικέτες. Δουλεύει και με αγγλόφωνες παραλλαγές (π.χ. «Dimitris» βρίσκει «Δημήτρης» και αντίστροφα).

Ταξινόμηση: το εικονίδιο με τα δύο βέλη ανοίγει επιλογή σειράς (πιο πρόσφατα, αλφαβητικά, ανά εταιρεία, ανά απόσταση από εσένα). Βέλος πάνω/κάτω αλλάζει ascending/descending. Η επιλογή σου διατηρείται και στην επόμενη συνεδρία.

Φίλτρα: το εικονίδιο «Ετικέτες» ανοίγει sheet με όλες τις ετικέτες που έχεις σε επαφές. Επιλέγεις μία ή περισσότερες — η λίστα φιλτράρεται live.

Απόσταση: όταν επιτρέπεται GPS, κάθε επαφή δείχνει badge με την απόσταση από εσένα προς το σημείο της εταιρείας (αν είχε διεύθυνση που αναγνωρίστηκε) ή το σημείο όπου σαρώθηκε αρχικά.

Καρτέλα επαφής

Tap σε επαφή ανοίγει το card της με τρεις tabs:

• Στοιχεία: όλα τα πεδία της επαφής. Tap στο τηλέφωνο/email/website/τοποθεσία ξεκινά την αντίστοιχη ενέργεια (κλήση, νέο email, browser, Maps). Το «Σημείο σάρωσης» ανοίγει το Google Maps στις συντεταγμένες που είχες όταν σαρώθηκε η κάρτα.
• Σημειώσεις: ελεύθερο πεδίο. Πάτησε «Προσθήκη σημείωσης» για να προσθέσεις νέα — εμφανίζεται popup με multi-line πεδίο και η σημείωση μπαίνει με ημερομηνία στην κορυφή (journal style). Από εδώ επίσης δημιουργείς υπενθυμίσεις (δες παρακάτω).
• Ιστορικό: timeline όλων των γεγονότων (σάρωση, σημειώσεις, ετικέτες, check-ins, υπενθυμίσεις, κ.λπ.). Tap σε ένα event με συντεταγμένες ανοίγει Google Maps στο σημείο.

Επεξεργασία / Διαγραφή: μενού «⋯» στο top-right.

Φωτογραφία κάρτας: tap στη φωτογραφία στο πάνω μέρος ανοίγει full-screen viewer με pinch-to-zoom και double-tap.

Ετικέτες

Δύο κατηγορίες ετικετών:

• Default: Πελάτης, Lead, Συνεργάτης, Tech, Food, B2B, Έκθεση 2026 κ.λπ. — έτοιμες προς χρήση.
• Κλάδος (αυτόματα από AI): 65 διαθέσιμοι κλάδοι. Η AI επιλέγει τον πιο σχετικό στη σάρωση.
• Δικές σου: δημιουργείς δικές σου ετικέτες με το pill «+ Νέα ετικέτα». Επιλέγεις όνομα + ένα από 8 χρώματα. Η ετικέτα αποθηκεύεται στη βιβλιοθήκη σου και εμφανίζεται στον picker σε όλες τις επόμενες κάρτες.

Διαγραφή ετικέτας:
– Long-press σε pill ετικέτας στον picker → popup επιβεβαίωσης → διαγράφεται από τη βιβλιοθήκη σου (BE synced). Οι ήδη υπάρχουσες κάρτες κρατάνε το string.
– Settings → «Διαχείριση ετικετών» → λίστα με όλες τις δικές σου ετικέτες + αριθμό καρτών που τη χρησιμοποιούν + κουμπί διαγραφής.

Υπενθυμίσεις

Από την καρτέλα μιας επαφής, tab «Σημειώσεις» → ενότητα ΥΠΕΝΘΥΜΙΣΕΙΣ → «Νέα» button. Συμπληρώνεις τίτλο, προαιρετική περιγραφή, ημερομηνία (Material 3 picker), ώρα (24h picker) και επιλογή «Επείγον».

Επίσης: ολόκληρη λίστα όλων των υπενθυμίσεων στο κουμπί καμπανάκι στο top bar της αρχικής. Από εκεί δημιουργείς υπενθύμιση και χωρίς να μπεις σε κάρτα — picker επαφών πρώτα, μετά bottom sheet δημιουργίας.

Όταν χτυπήσει: σου εμφανίζεται κανονική Android notification. Tap → ανοίγει η κάρτα της επαφής (deep-linking).

Διαχείριση: κάθε reminder card στη λίστα έχει «Αναβολή 15’» (καθυστερεί 15 λεπτά) και «Ολοκλήρωση» (διαγράφει).

Υπενθυμίσεις λειτουργούν και offline — οι ειδοποιήσεις προγραμματίζονται τοπικά μέσω WorkManager.

Check-in (GPS)

Στην καρτέλα επαφής, κουμπί «Check-in» στις ενέργειες:

1. Παίρνει την τρέχουσα τοποθεσία σου (απαιτεί άδεια GPS).
2. Αναζητά κοντινό venue μέσω Google Places (radius 70m, server-side distance re-rank).
3. Αν βρει: popup «Είσαι στο “X” (8m);» → πάτα «Αποθήκευση».
4. Αν δεν βρει: fallback popup με reverse-geocoded address.
5. Το check-in καταγράφεται στο Ιστορικό της επαφής με συντεταγμένες — tap στο event ανοίγει Maps.

Διαμοιρασμός κάρτας

Στην καρτέλα επαφής, μενού «⋯» → Share. Παίρνεις:

• QR code (κανονικό, σαρώσιμο) που περιέχει vCard payload. Άλλος χρήστης σαρώνει με Google Lens / camera → προτείνεται «Add to contacts» αυτόματα.
• Toggles «ΤΙ ΕΜΦΑΝΙΖΕΤΑΙ ΔΗΜΟΣΙΑ»: κάθε switch (email, σταθερό, κινητό, website, τοποθεσία) μπαίνει/βγαίνει live στο QR. Το QR pattern αλλάζει σε real time καθώς αλλάζεις switches.
• Native share: «vCard» tile εξάγει .vcf αρχείο μέσω FileProvider και ανοίγει το Android share sheet — Gmail/WhatsApp/Drive/κ.λπ.

Ρυθμίσεις

Πάνω-αριστερά στην αρχική, εικονίδιο γρανάζι:

• Λογαριασμός: όνομα, email, tier.
• Σαρώσεις αυτού του μήνα: usage counter.
• Θέμα: εναλλαγή μεταξύ Σύστημα / Λευκό / Σκούρο. Status + navigation bar icons προσαρμόζονται αυτόματα. Η επιλογή σου αποθηκεύεται.
• Διαχείριση ετικετών: η οθόνη που αναφέρθηκε παραπάνω.
• Αποσύνδεση: καθαρίζει τοπικά δεδομένα και επιστρέφει στο onboarding.

Διαμοιρασμός μεταξύ συσκευών

Όλες οι αλλαγές σου (επαφές, ετικέτες, σημειώσεις, υπενθυμίσεις) ταξιδεύουν αυτόματα στον λογαριασμό σου σε όλες τις Android συσκευές που χρησιμοποιείς το CardsBox. Δουλεύει offline-first — οι αλλαγές αποθηκεύονται τοπικά και συγχρονίζονται μόλις βρεθείς ξανά σε δίκτυο.

Conflict resolution: όποια αλλαγή έγινε τελευταία στο updated_at κερδίζει.

Tips & shortcuts

• Volume rocker στην οθόνη σάρωσης = πάτημα κλείστρου.
• Long-press σε custom tag pill = διαγραφή.
• Tap σε ενεργό tag pill σε edit = αφαίρεση από την κάρτα.
• Pinch + double-tap στη φωτογραφία κάρτας = zoom in/out.
• Haptic feedback σε όλα τα critical actions (σάρωση, αποθήκευση, διαγραφή, tag toggle).
• Edge-to-edge UI με σωστά safe-area paddings σε κάθε οθόνη.

Άδειες που χρειάζεται η εφαρμογή

Καμία άδεια δεν ζητείται μέχρι να χρειαστεί συγκεκριμένη λειτουργία.